Validación de datos en Excel

validacion1 La Validación de Datos en Excel es una de las herramientas mas útiles y se puede usar especialmente cuando necesitamos limitar las opciones de datos que se deben ingresar en las celdas. 

validacion2 Por ejemplo, con la Validación de Datos en Excel  podemos resolver la necesitad en que los usuarios completen el campo “Producto” (IMAGEN 1) y que nos muestre una lista de los productos a elección. O para buscar limitar la posibilidad de cifras incorrectas. La Validación de Datos en Excel puede hacer que nos muestre un mensaje de error cuando el número ingresado está fuera de los parámetros deseados.

validacion4 En Excel 2003, para la Validación de Datos en Excel, debemos ir al Menú “Datos” y después seleccionar “Validación …”

En Excel 2007 se hace desde la pestaña “Datos” y en el menú, “Validación de datos”.

En la pestaña de Datos, al oprimir “Validación de datos” se despliega un nuevo sub-menú con tres opciones:

  • Validación de datos.
  • Rodear con un círculo datos no válidos.
  • Borrar círculos de validación.

Seleccionamos Validación de datos. Se mostrará como la imagen a continuación.

validacion5

Tenemos 3 pestañas:

  • Configuración: Para configurar los valores permitidos.
  • Mensaje de entrada: Para que nos muestre un mensaje cuando se selecciona la celda con la Validación de Datos.
  • Mensaje de error: Mensaje de error cuando se ingresa un valor fuera de los permitidos. Son 3 estilos:
    • Grave: NO deja ingresar datos fuera de los permitidos.
    • Advertencia: nos avisa cuando ingresamos algo mal, pero da la posibilidad de ingresarlo o rechazarlo.
    • Información: Simplemente avisa que el valor no corresponde.

Configuración.

Por defecto nos indica permitir “Cualquier valor”.  Si queremos podemos hacer una lista específica con los productos que necesitamos que estén disponibles. ( Deberemos tener una lista de productos hecha)

Seleccionamos la opción “Lista” lo cual nos habilita a mostrar la lista desplegable (como la que se ve en la primera imagen de este tutorial) y el origen donde se encuentran los datos disponibles (La lista que tenemos).

ACLARACION IMPORTANTE :En el origen de datos debemos tener las referencias fijas, es decir con los simbolos de $ delante de las filas y columnas por ejemplo $D$6:$D$10, sino tendremos problemas al querer copiar la validación en otras celdas.

Mensajes de error

  • Estilo: Advertencia (nos avisa cuando ingresamos algo mal, pero da la posibilidad de ingresarlo o rechazarlo)
  • Título (lo que se mostrará en la barra azul de la venta del mensaje)
  • Mensaje de error (Lo que debe aparecer, TIPO CARTEL en el caso de que halla una falla).

Me gustaría que me dejarás un comentario sobre este artículo que acabas de leer y también cuéntame un poco y dígame cual es su principal frustración, a la hora de tratar los temas referidos en este artículo, YO personalmente estaré contestando sus preguntas y comentarios.

Gracias,

Alejandro Martinez

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4 respuestas a Validación de datos en Excel

  1. Pingback: Validación de datos en Excel | Info Answers

  2. rubenitez dijo:

    Reblogueó esto en Info Answersy comentado:
    Este post me pareció muy interesante, y decidí rebloguearlo, espero sea de su interés. Pertenece al Blog Formulas de Excel | Excel 2003 | Excel 2007 | Curso Gratis. La URL es http://formulasdeexcel.wordpress.com/2010/10/07/validacin-de-datos-en-excel/

  3. Ricardo dijo:

    Amigo, cómo hacés cuando la lista tiene “blancos” al final para que no te aparezcan en el desplegable? Esto ocurre cuando la lista de valores posibles tiene más celdas que las usadas, justamente para dejar esos “huecos” para cuando sea necesario agregarle valores. En el Excel 2007 y 2010 ya automáticamente te despliega sólo las celdas con valores pues se posiciona en la última fila con dato. En el 2003, muestra todo. Gracias por tu ayuda! Ricardo

  4. Pingback: Validacion de datos Excel 2003 – Excel 2007 – Lista Desplegable | Formulas de Excel | Excel 2003 | Excel 2007 | Curso Gratis

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